Versendet Ihr Unternehmen in der Weihnachtszeit traditionell Grüße an Kunden und Geschäftspartner?
Wussten Sie, dass hier Datenschutzrisiken lauern?
Denn: ohne personenbezogene Daten lässt sich kein persönlicher Weihnachtsgruß adressieren!
Wie verhalten wir uns als Unternehmen hier DSGVO-konform?
Weihnachtsgrüße per E-Mail sind Werbung und benötigen die explizite Einwilligung
Per E-Mail versandte Weihnachtsgrüße sind de facto - nach Art. 7, Abs. 2. 3 DSGVO, dem Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) - Werbung! Prinzipiell gilt jede Aktion als Werbung, die zum Ziel hat, das Ansehen Ihres Unternehmens oder den Absatz von Waren und Dienstleistungen zu fördern. Zwar könnte man hier als Rechtsgrundlage auch § 6, Abs. 1. f - überwiegend berechtigtes Interesse - ansetzen, da Weihnachtsgrüße eine allgemein gesellschaftliche Konvention sind und Wertschätzung gegenüber dem Empfänger ausdrücken, jedoch ändert dies nichts an der wettbewerbsrechtlichen Argumentation! Diese greift hier zuerst. Weihnachtsgrüße per Email können also, liegt keine explizite Einwilligung des Empfängers vor, eine wettbewerbsrechtliche Abmahnung zur Folge haben, egal ob Mitarbeiter, Kunde, Geschäftspartner oder Verbraucher.
Richtige Benutzung von E-Mail-Verteilern
E-Mail-Adressen sind nach Art. 4, Abs. 1 der DSGVO personenbezogene Daten. Daher gilt auch nach Einwilligung Ihrer Kunden/Partner etc.: eine Weitergabe der Email-Adresse bedeutet Datenverarbeitung, daher achten Sie bitte auch beim Versand elektronischer Weihnachtspost darauf, nicht alle Adressen offen in das „An“ Feld einzutragen, sondern nutzen Sie das Bcc-Feld! Mit der Blindkopiefunktion, kurz „Bcc“, bleiben die Empfänger für alle anderen Empfänger unsichtbar. Das Versenden einer Massenmail „An“ viele und dann für alle offen ersichtliche E-Mail-Adressen ist übrigens auch, nach Art. 33 DSGVO, eine meldepflichtige Datenpanne. Abmahnungen und Bußgelder drohen hier.
Kreative Adressbeschaffung ist nicht erlaubt
Wer sich potentielle E-Mail-Adressen aus Impressumsseiten, sozialen Medien oder sonstigen Branchenverzeichnissen im Internet beschafft, muss mit einer wettbewerbsrechtlichen Abmahnung und evtl. sogar Post von der Datenschutzaufsichtsbehörde rechnen, denn die notwendige vorherige ausdrückliche Einwilligung fehlt in diesem Fall komplett.
Unser Tipp: Print gewinnt!
Wie im Punkt 1 erläutert, gilt der Versand von Weihnachtspost im Rahmen der Kundenpflege und als Zeichen der Wertschätzung als berechtigtes Interesse Ihres Unternehmens. Es greift also DSGVO Art. 6 Abs. 1 Buchst. f. Beim Versand von gedruckten, postalischen Weihnachtskarten an bereits bestehende Kunden sind Sie auf der sicheren Seite! Außerdem sind sie persönlicher als E-Mails und hinterlassen einen bleibenden Eindruck.
Aber Vorsicht: Auch hier sind Werbewidersprüche und die Informationspflichten relevant. Unter Umständen muss jedoch nicht darauf hingewiesen werden, wenn die Informationen schon vorliegen (vgl. Art. 13 Abs. 4, Art. 21 Abs. 4 DSGVO).
